E-Mail Archivierung

Eine geordnete und planmäßige E-Mail-Archivierung macht aus mehreren Gründen Sinn: Der Datenträger (Festplatte) auf dem die E-Mails gespeichert sind, könnte plötzlich zerstört werden. Die E-Mails wären dann für immer verloren. Kaufleute sind aufgrund gesetzlicher Maßgaben aber dazu verpflichtet, E-Mails für eine lange Zeit aufzubewahren.

Siehe dazu: Link§ 257 HGB, Link§ 238 (2) HGB, Link§ 239 (4) HGB, Link§ 147 AO.

Viele Unternehmer bedenken oft aus Bequemlichkeit oder mangels technischer Realisierbarkeit die daraus folgende Problematik nicht umfassend. E-Mails die mittels POP3 auf einem lokalen Rechner auf Festplatte gespeichert wurden, können durch defekte Hardware verloren gehen (Festplattencrash). Außerdem können die E-Mails bei notwendig werdender Neuinstallation des Betriebssystems (z. B. bei Virenbefall) nicht problemlos auf das neue System übertragen werden. Bei Verwendung von IMAP ist die Gefahr des Verlustes von E-Mails zwar deutlich geringer, da i. d. R. robuste E-Mail-Server ggf. mit Backup-Konzepten benutzt werden. Dennoch empfiehlt sich auch hier eine firmeneigene Archivierung.

e-mails bequem herunterladen und archivieren

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, E-Mails selbst zu sichern und zu archivieren. FlexiDesk bietet deshalb eine praktische Downloadfunktion, mit der Sie die E-Mails, die Sie archivieren möchten, bequem herunterladen können. Anschließend können Sie die so gesicherten E-Mails einfach auf CD brennen und archivieren.

universell lesbares format

Das heruntergeladene E-Mail-Archiv ist für die Betrachtung im WebBrowser aufbereitet, d. h. die Ordnerstruktur bleibt erhalten. Die einzelnen E-Mails sind als Klartext-E-Mails mit der Dateiendung *.eml verlinkt. Üblicherweise führt der Aufruf einer eml-Datei im Browser dazu, dass das Standard-E-Mail-Programm des Benutzers die E-Mail öffnet. Die E-Mail kann aber auch im Browser oder in jedem Texteditor betrachtet werden. Wurde eine E-Mail nach RFC 2045 kodiert (Bildbestandteile, Dateianhänge), sollte ein E-Mail-Programm zum Betrachten der E-Mail verwendet werden, da dann die Dekodierung automatisch vorgenommen wird.

erneutes aufspielen auf einen e-mail-server

Heruntergeladene E-Mail-Archive können in das Maildir-Format der marktführenden E-Mail-Systeme für Server zurück konvertiert werden. Damit wird es möglich, die E-Mails erneut auf einem E-Mail-Server bereit zu stellen. Eine Migration ist dadurch jederzeit möglich.